Marché de Noël 2018

               Saint Gaudens

 

 REGLEMENT INTERIEUR

 

 

 Objet

 

Le présent règlement définit les conditions dans lesquelles l’association ART.COM organise et fait fonctionner le Marché de Noël. Il précise les droits et devoirs des exposants et des organisateurs. Le Bureau ART.COM se réserve le droit de modifier ou de compléter à tout moment les présentes dispositions.

 

1/ Inscription des exposants

 

Toutes les personnes souhaitant exposer au Marché de Noël doivent en faire la demande à l’association ART.COM et fournir chaque année tous les documents nécessaires à l’examen de leur dossier par le Bureau ART.COM.

 

Les dossiers doivent nous parvenir PAR COURRIER. (pas d'envoi mail ni pour le dossier ni pour les photos) Les exposants recevront par SMS ou Mail la décision du bureau : accepté, refusé ou liste d’attente. Toute demande incomplète et non accompagnée du règlement par chèques et de la caution sera considérée comme nulle. Il n’est pas permis à un exposant de sous-louer même gratuitement tout ou partie de son emplacement sauf accord écrit du bureau d’ART.COM.

 

Les exposants au SCAC 2018 sont prioritaires jusqu’au 31 juillet 2018 sauf intérêt contraire au Marché de Noël (nouveautés, choix, prix).ou si leur attitude durant le ou les précédents marchés justifie le refus de leur dossier.

 

Les professionnels, associations ou artistes n’ayant pas qualité d’exposant ne pourront exercer aucune activité sur le marché : démarchage, distribution  flyers ou autre sans l’accord préalable du bureau ART.COM

 

2/ Conditions d’admission

 

Toute participation au Marché de Noël est subordonnée à :

 

 C l’agrément préalable du bureau ART.COM

 

C la fourniture des documents suivants en fonction du statut (datant de moins de 6 mois)

 

PArtisan, autoentrepreneur : attestation Chambre des Métiers

PStatut d’artiste libre, attestation AGESSA ou Maison des Artistes

PProducteurs : inscription MSA avec autorisation de vente sur marchés

et

PMinimum 5 photos des produits exposés pour les nouveaux exposants ou pour tout changement ou ajout de produits exposés.

 

C l’acceptation du présent règlement intérieur à retourner signée.

 

L’examen des demandes se fera dans le respect des règles suivantes :

 

 . priorité aux producteurs, artisans et artistes Saint-Gaudinois, Commingeois et Pyrénéens en fonction de l’intérêt du Marché de Noël (nouveautés, choix, prix, date de réception dossier …)

 

  .   recherche de complémentarités dans les exposants

               

 

3/ Sélection

 

Le bureau ART.COM statue souverainement sur les admissions et les refus ainsi que sur la restriction éventuelle de la liste des produits exposés sans être obligé de donner les motifs de sa décision.

 

L’admission à une édition du Marché de Noël n’implique pas automatiquement l’admission aux sessions suivantes

 

La qualité de membre de l’Association ART.COM donne accès prioritaire pour exposer sauf en cas d’intérêt contraire au Marché de Noël (nouveautés, choix, prix, attitude de l'exposant, etc…)

 

4/ Horaires

 

l Installation :

le mercredi de 10 h-17h 

 

l Inauguration :

                                    le mercredi à 18h 30

    Pour fêter cette 10ième édition, il y aura un apéritif dinatoire à table avec un concert des  "Vintages » Il est demandé aux exposants d’être présents lors de l’inauguration

 

l Ouverture au public :

    tous les jours sans interruption de 10 h à 19 h.

 

l Accueil des exposants :

    à partir de 9h tous les jours

 

l Démontage :

  Le démontage des stands s’effectuera  à partir de 19 h - et pas avant- le 23 décembre. Les exposants ne respectant pas cette disposition perdront leur caution.

                                                                                     

5/ Produits exposés

 

L’exposant s’engage à ne présenter que les produits pour lesquels il a été admis. Le bureau se réserve le droit de faire retirer de l’exposition les produits non mentionnés dans la demande ou non conformes Le non-respect des conditions imposées par le Bureau est un motif d’exclusion.

 

6/ Emplacement

 

Pour des raisons techniques, le plan des emplacements établi par le Bureau ne sera notifié aux exposants qu’à leur arrivée le jour de l’installation. Dans la mesure du possible, il sera tenu compte des souhaits particuliers des exposants. Cependant ceux-ci s’engagent à occuper l’emplacement qui leur a été alloué. Aucune modification ne pourra être effectuée le jour de l’installation. Les exposants sont tenus de respecter la délimitation de l’emplacement qui leur a été attribué. Aucun objet, table, panneau publicitaire ne doit être installé dans les allées et devant les issues de secours.

 

7/ Tenue des stands

 

Les stands sont fournis surface nue. Toutefois, l’association ART.COM peut fournir -dans la limite des stocks disponibles- table, chaise, grille (gratuitement) et vitrine (location : 10€ - caution : 65€).

Les exposants sont responsables de leur stand et du matériel prêté. Ils doivent restituer leur emplacement libre et propre. Tout objet prêté (table, chaise, grille) devra être ramené à l’emplacement qui leur sera indiqué avant le démontage. Les vitrines ne doivent pas être déplacées.

 

8/ Electricité

 

Des postes de branchement électriques sont mis gratuitement à la disposition des exposants. Seuls les éclairages led sont désormais admis sur le Marché de Noël. Chaque exposant doit prévoir ses propres rallonges.

 

9/ Stationnement

 

Le stationnement d’un véhicule par exposant est prévu dans le parking souterrain de la Grande Halle.  Les emplacements en surface le long de la Grande Halle sont réservés aux véhicules trop hauts pour entrer au parking souterrain. Deux emplacements sont réservés aux membres du bureau devant souvent se déplacer (présidente et trésorière). Ne pas oublier de mettre la fiche EXPOSANT remise lors de votre arrivée.

 

10/ Limitation de responsabilité

 

Un gardiennage de nuit par des membres de l'Association ART.COM aura lieu tout le long du salon du 12 décembre au soir au 23 décembre au matin. 

 

Toutefois, tout exposant est tenu de souscrire une responsabilité civile et une assurance vol personnelle. L’association décline toute responsabilité en cas de vol ou de détérioration des produits exposés, jour et nuit.

 

11/ Frais de participation

 

Les frais de participation sont fixés par le Bureau et précisés sur le bulletin de participation.

 

Le règlement se fera dorénavant en 2 fois :

 

50% par chèque encaissé à l'inscription

Le solde (50%) par chèque sera encaissé le 1er jour du marché

 

Tous les chèques -y compris celui de caution (50€)- doivent être joints à la demande de participation, sinon celle-ci sera automatiquement rejetée.

 

 

Prix des emplacements

  

   . Module 2 ml : 175 euros                . Module 5 ml : 330 €

   . Module 3 ml : 235 euros.               . Module 6 ml : 390 €

   . Module 4 ml : 285 euros                . 50 € le ml supplémentaire

 

    

En cas de désistement, les règles suivantes seront appliquées :

 

a)  Désistement 30 jours avant la manifestation : 

     25% des frais de participation seront retenus par l’association

 

b)  Désistement 20 jours avant la manifestation :

     50% des frais de participation seront retenus par l’association

 

c) Absence non signalée ou désistement dans les 10 jours précédents la manifestation :  100 % des frais de participation seront retenus par l’association.

 

d)  En sus des frais de stand, une caution de 50 euros sera demandée. Elle sera détruite en fin de marché si toutes les conditions requises dans le présent règlement ont été respectées.

 

12/ Concours du plus beau stand

 

Cette année, nous fêterons la 10ième édition de notre Marché de Noël dans de nouveaux locaux dans lesquels nous devrons prendre nos marques.

 

            Pour célébrer ces 2 événements, nous avons décidé d'organiser le concours du plus beau stand. Les visiteurs voteront et le gagnant recevra un prix de la valeur de 150 euros à déduire sur son stand du Marché de Noël 2019.

 

13/ Promotion du Marché

  

            La promotion du Marché sera assurée par

 

     . Distribution de flyers, d’affiches et fléchage de la ville 

     . Affiches géantes à chaque entrée de ville

     . Annonces sur les publications de la Chambre de Métiers et de la Mairie

     . Annonces sur le site et la page Facebook ART.COM

       . Annonces sur le site de la mairie, de l’office de Tourisme et de la Communauté           et sur les panneaux lumineux de la ville et de la Communauté des 5 C

     . Annonces dans la presse locale 

     . Spots publicitaires sur la radio locale 100%

     . Pubs sur le gratuit Paru-Vendu et la Dépêche

 

 

 

 

 

 

 

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Coupon à renvoyer avec

la fiche d’inscription, les divers documents administratifs, les photos, la caution et

 les 2 chèques de règlement

 

 

 

 

 

Je, soussignée, Madame ou Monsieur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   

 

Entreprise :

 

agissant en qualité de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

 

déclare avoir pris connaissance et accepter les termes du présent règlement intérieur relatif          à l’organisation du Marché de Noël 2018.

 

 

Fait à . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .               le . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .                                

 

 

Signature du représentant légal et cachet de l’entreprise

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dossier complet à adresser à :  

 

ARTCOM31

    

18, Rue Mondon

31800 SAINT GAUDENS

 

 

Tél. 0672257296    v    Mail : artcom31@orange.fr    v    Site : artcom31.fr

 

     

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REGLEMENT DU MARCHE DE NOEL 2018
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INSCRIPTION MARCHE DE NOEL 2018
NB merci de noter que cette année il y aura un gardiennage de nuit effectué par des membres de l'Association ART.COM et non une simple surveillance électronique.
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